ANÁLISE DO AMBIENTE INTERNO & EXTERNO

Antes de iniciar este assunto, considerado uma das ferramentas que direciona uma organização ou um negócio, o primeiro passo é conhecer qual a missão da sua empresa.

E para que não haja confusão na definição de Missão vou esclarecer o seu significado.

A missão de uma empresa deixa claro o teu negócio, ela diz o rumo da empresa, sua direção e parâmetros de produtos ou serviços.

Exemplos:

Mc Donalds

"Servir alimentos de qualidade, com rapidez e simpatia, num ambiente limpo e agradável."

Telebrás

"Propiciar á sociedade serviços de telecomunicações adequados ao seu desenvolvimento político e econômico e ao bem-estar social."

Tem duas frases de Peter Drucker que define bem o que é a missão de uma empresa e o grau da sua importância.

"Uma empresa não se define pelo seu nome, estatuto ou produto que faz; ela se define pela sua missão. Somente uma definição clara da missão é razão de existir da organização e torna possíveis, claros e realistas os objetivos da empresa”.

"Definir a missão é difícil, doloroso e arriscado, mas é só assim que se consegue estabelecer políticas, desenvolver estratégias, concentrar recursos e começar a trabalhar. É só assim que a empresa pode ser administrada, visando um desempenho ótimo.”

Após o entendimento claro da missão podemos então começar a relacionar as variáveis críticas que necessitam ser pesquisadas, estudadas e exploradas para entender quais os fatores chaves de sucesso dentro do ambiente externo ou interno.

Esta análise é totalmente estratégica e quanto mais você explorar para conhecer estes dados que compõem este cenário, mais você conseguirá enxergar como está o teu negócio, seja no segmento de produto ou serviço.

Quais são estas variáveis para o ambiente externo e interno?

Trata-se de um tipo ou de vários tipos de comportamento dentro de um setor.

Temos uma ferramenta chamada de análise SWOT, que implica na formulação do cenário do negócio quanto aos seus pontos fortes e pontos fracos.

Esta análise se aplica no ambiente externo e interno das organizações. Seu objetivo é definir as relações existentes entre os pontos (fortes e fracos) e as tendências mais importantes que se verificam de forma global na empresa, no  mercado como um todo ou específico (concorrência), da conjuntura econômica, das imposições legais, fiscais, tributárias, etc.

A idéia é avaliar todos esses dados, através de uma reflexão aprofundada. Devem participar todos os gestores de topo da empresa, já que exige uma visão macro e micro. Neste caso a experiência e o bom senso de cada profissional auxiliarão para que esta análise propicie objetivos, direcionamentos, estratégias, diferenciais, etc.

AMBIENTE EXTERNO (Oportunidades & Ameaças)

Cada negócio opera dentro dos limites, acima ou abaixo do seu setor específico. As tendências gerais e forças que atuam posicionam cada empresa dentro deste cenário macro.

Um setor é um grande conjunto de empresas que fornecem produtos ou serviços similares, incluindo também produtos e serviços complementares ou suplementares. Qualquer empresa que esteja posicionada entre o fornecedor de matéria prima e os canais de distribuição de um mesmo produto ou serviço, faz parte de um setor.

Oportunidades & Ameaças

Para que você empreendedor ou administrador consiga visualizar e entender melhor os elementos de intersecções, sugiro que construa um quadro conforme o modelo abaixo:

As oportunidades e ameaças referem-se à envolvente externa (concorrência) enquanto os pontos fortes e fracos têm a ver com a situação atual da empresa e decorrem, portanto, de uma análise interna.

Para que este diagnóstico fique organizado e funcional você deve associar a cada ponto forte ou fraco, um departamento ou uma área da empresa, podendo até acrescentar esta informação ao quadro.

Algumas perguntas iniciais irão auxiliar esta análise:

·         Quem são os dez principais concorrentes diretos?

·         Quem são os principais concorrentes indiretos?

·         Como esta sendo o comportamento do teu negócio no mercado global?

·         Quais os principais pontos fracos e fortes da concorrência?

·         No que se diferem seus produtos ou serviços em relação à concorrência?

·         Por que os seus produtos ou serviços são melhores ou piores?

·         Qual o aspecto jurídico e tributário da minha empresa?

·         Existe algum tipo de incentivo e de que forma usufruo deste benefício ou não?

·         Pesquisas e revistas específicas do setor do negócio em questão auxiliam na composição do cenário global.

Exemplos:

Oportunidade: O desenvolvimento do comércio eletrônico (e-commerce) que está em grande crescimento, dependendo do produto que você comercializa pode ser uma oportunidade de diversificar seu canal de venda.

Ameaça: Seus principais concorrentes comercializam e divulgam a prestação de serviços pela internet, e este tipo de serviço é possível orçar on-line. E você até hoje não possui nem um site institucional.

Pontos Fortes: Você possui profissionais com conhecimentos de tecnologia, competente, interessada e dinâmica. Com este perfil você pode aproveitar melhor os canais de divulgação gratuitos na internet como: blog, Orkut, Google, twitter, via 6, etc.

Pontos Fracos: Produtos ou serviços inferiores aos teus concorrentes.

AMBIENTE INTERNO (Capacitação & Fragilidades)

As organizações, como sistemas sociais, apresentam dimensões diferenciadas, afinal dentro deste cenário interno e de cada departamento costuma-se apresentar dimensões e situações diferenciadas.

Uma vez que a organização está inerente a sua formação, como um time de futebol que todos têm que correr atrás da bola e chutar para o gol, numa empresa não é diferente. Uma organização necessita de uma equipe organizada e conscientizada dos objetivos e metas, que convergem para o crescimento, busca de resultados, promoção humana e diferencial de negócio.

A implantação de vários processos e procedimentos podem perfeitamente organizar e melhorar o cenário de capacitação e fragilidades dentro dos cargos e seus respectivos departamentos.

Algumas ferramentas, que sendo criadas e praticadas, se tornam um fator chave para melhorar as informações, diminuir erros, interação do grupo, velocidade na execução das tarefas e conhecimento global do negócio.

·         Normas, regras e procedimentos: são regras gerais escritas determinando os procedimentos formais e suas rotinas definindo como a organização deve funcionar;

·         Divisão das tarefas: todo trabalho deve ou não ser fracionado e segmentado (de acordo com a demanda), onde cada colaborador é responsável por determinadas atividades, podendo de preferência ter uma visão global do processo.

·         Hierarquias: O comando e a responsabilidade devem estar estruturados e claros.

·         Comunicações: Toda comunicação deve ser documentada.

·         Administração: A organização deve ser administrada por um profissional qualificado, ou no caso de um empreendedor que não possui qualificação em administração deve buscar no mercado cursos, palestras, leituras e relacionamentos dentro do teu segmento a fim de entender melhor o teu negócio.

·         Sistemas de Informação: Investimento em sistema de informação específico para o teu segmento ajuda na administração, gestão e na operação.

·         Planejamentos: Os planejamentos ajudam muito na organização definindo meta x tempo. Este planejamento pode ser anual, semestral, trimestral ou de acordo com cada projeto.

·         Gestão de Pessoas: Como os colaboradores são acompanhados, escutados, interagem entre si, com a gerência e diretoria. Eles são acompanhados, são percebidos? Qual a metodologia de acompanhamento? Qual o bônus positivo ou negativo?

·         Gestão Econômica & Financeira: Como é analisado e acompanhado e analisado as informações de caráter econômico e financeiro? Quais as medidas que são tomadas para melhorar e impulsionar a mudança de cenário?

·         Marketing: Qual o planejamento de divulgação? Quais os canais? Que verba investir? Há possibilidades de desenvolvimento de parcerias?

·         CRM/Fidelização: Quais as ferramentas que a sua empresa utiliza para estreitar o relacionamento com os clientes?

Estas são algumas das questões internas que necessitam ser avaliadas para compreender os principais acertos (capacitação) e os principais erros (fragilidades).

BALANÇO DA ANÁLISE DO AMBIENTE EXTERNO & INTERNO.

 No final destas análises você conseguirá montar um cenário enxergando:

·         Suas vantagens e desvantagens competitivas (visão global);

·         Suas capacitações e fragilidades (visão interna).

Lembre que a constante pesquisa de mercado, principalmente com a atual facilidade de informações geradas através da internet te proporciona rapidez para estar constantemente atualizado no teu segmento.

Além da internet, revistas, feiras, conferências, congressos, associações, etc.

Administradora Paula Lima.